Pilot-Nutzungsbedingungen

1. Vertragsparteien und Anwendungsbereich

Diese Pilot-Nutzungsbedingungen gelten zwischen dem Betreiber von Cake und den Unternehmen, Selbstständigen oder sonstigen gewerblichen Nutzern, die Cake einsetzen. Cake richtet sich nicht an Verbraucher.

Die konkreten Betreiber- und Kontaktangaben ergeben sich aus Impressum, Einladung, Angebot oder Pilotvereinbarung des jeweiligen Zugangs.

2. Leistungsumfang

Cake stellt eine webbasierte Software für Belegerfassung, KI-gestützte OCR-Auslesung, Belegprüfung, Kategorien, Lieferantenverwaltung, DATEV-kompatible Exportvorbereitung, Teamplanung, Zeiterfassung, vorbereitende Lohnwerte und optionale Assistenzfunktionen bereit.

Der konkrete Funktionsumfang kann im Pilotbetrieb angepasst, erweitert oder eingeschränkt werden, sofern der Kernnutzen der Pilotnutzung nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.

3. Pilotstatus

Cake befindet sich im Pilot- und Pre-MVP-Betrieb. Funktionen können Fehler enthalten, sich ändern oder zeitweise nicht verfügbar sein. Produktivkritische Nutzung setzt voraus, dass der Kunde Ergebnisse prüft, Exporte kontrolliert und eigene Sicherungs- oder Kontrollprozesse betreibt.

4. Account und Zugriffsrechte

Nutzer müssen ihre Zugangsdaten schützen und dürfen Zugriffe nur berechtigten Personen ermöglichen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, Mitarbeiterzugriffe, Rollen, Einladungen und Team-Logins korrekt zu verwalten und bei Ausscheiden oder Rollenwechseln zu deaktivieren.

5. Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich,

• nur Daten hochzuladen, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist,
• Belege, OCR-Ergebnisse, Kategorien, Umsatzsteuerwerte und Exporte fachlich zu prüfen,
• steuerlich oder arbeitsrechtlich relevante Entscheidungen nicht allein auf automatische Vorschläge zu stützen,
• gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- und Informationspflichten im eigenen Betrieb einzuhalten,
• keine rechtswidrigen, missbräuchlichen oder sicherheitsgefährdenden Inhalte zu verarbeiten.

6. Keine Steuer- oder Rechtsberatung

Cake ist Software und kein Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnbüro. Automatische Erkennung, Kategorisierung, Exportlogik, Lohnwerte und Assistenzhinweise sind technische Unterstützung und ersetzen keine fachliche Prüfung durch den Kunden, Steuerberater, Rechtsberater oder Lohnabrechner.

7. GoBD-ready statt Zertifizierung

Cake wird als GoBD-ready beschrieben, weil die Software GoBD-orientierte Arbeitsweisen unterstützen soll, zum Beispiel nachvollziehbare Belegabläufe, Uploadvalidierung, Prüfschritte, Archivierungslogik und exportfähige Strukturen.

Eine GoBD-Zertifizierung, eine steuerliche Anerkennung oder die Erfüllung der GoBD-Anforderungen durch den gesamten Kundenprozess wird nicht zugesagt. Ob ein Betrieb insgesamt den GoBD-Anforderungen entspricht, hängt vom gesamten organisatorischen und technischen Prozess des Kunden ab.

8. Verfügbarkeit und Support

Im Pilotbetrieb wird keine bestimmte Mindestverfügbarkeit zugesagt, sofern nicht gesondert schriftlich vereinbart. Wartung, Sicherheitsupdates und Weiterentwicklung können den Zugriff zeitweise einschränken.

Support erfolgt im Pilotbetrieb über den in Einladung, Angebot oder Pilotvereinbarung benannten Kanal. Reaktionszeiten und Eskalationswege gelten nur, wenn sie gesondert schriftlich vereinbart sind.

9. Vergütung

Solange keine gesonderte Preisvereinbarung besteht, ist die Pilotnutzung kostenlos. Kostenpflichtige Pläne, Limits oder Zusatzleistungen werden erst Vertragsbestandteil, wenn sie dem Kunden vorab mitgeteilt und von ihm akzeptiert wurden.

10. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit Cake personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung für Website und App. Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingebrachten Daten und für Informationspflichten gegenüber eigenen Mitarbeitern, Gästen, Lieferanten oder sonstigen Betroffenen verantwortlich.

11. Nutzungsrechte

Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares Recht, Cake für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen. Rechte an Software, Design, Marken, Datenbankstruktur und Dokumentation verbleiben beim Betreiber oder jeweiligen Rechteinhabern.

12. Kundendaten und Export

Kundendaten bleiben Daten des Kunden. Cake darf sie verarbeiten, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Support, Fehlerbehebung, gesetzliche Pflichten oder vertraglich vereinbarte Zwecke erforderlich ist. Der Kunde sollte wesentliche Buchhaltungs- und Personalunterlagen regelmäßig exportieren oder anderweitig sichern.

13. Haftung

Der Betreiber haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Haftungsvorschriften. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

Für fachliche Entscheidungen, steuerliche Einordnung, arbeitsrechtliche Bewertung, GoBD-Gesamtprozesse und Inhalte, die der Kunde bereitstellt oder freigibt, bleibt der Kunde verantwortlich.

14. Laufzeit und Beendigung

Die Pilotnutzung kann von beiden Parteien jederzeit mit Wirkung für die Zukunft beendet werden, sofern keine gesonderte Vereinbarung eine andere Laufzeit vorsieht. Nach Vertragsende kann der Zugriff eingeschränkt werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und vereinbarte Datenlösch- oder Exportprozesse bleiben unberührt.

15. Änderungen dieser Bedingungen

Der Betreiber kann diese Bedingungen für die Zukunft anpassen, wenn rechtliche, technische oder produktbezogene Gründe dies erfordern und die Anpassung für den Kunden zumutbar ist. Wesentliche Änderungen werden rechtzeitig mitgeteilt.

16. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand der Sitz des Betreibers, soweit gesetzlich zulässig.